WD2003

Dans le cadre de vos études ou de votre profession, vous pouvez être emmenez à travaillez en collaboration. Votre travail commun consiste à présenter un document Word unique. Bien entendu ce document aura vu un certain nombre de modifications mais vous souhaitez conserver le premier jet.

Un de vos proches de se lance dans l'écriture et vous souhaiter lui faire part de modifications sans toucher à son texte.

Word pense à vous, il ne vous reste plus qu'à utiliser le "suivi des modifications".

Vous trouverez cette options sous "Outils" ou bien en pressant simultanément sur les touches "Ctrl + Maj + R".

Vous pourrez apporter toutes vos modifications comme vous le souhaitez (y compris la suppression).

La personne qui vous relira pourra avec la même barre accepter ou supprimer vos modifications.

Vous avez besoin d'un texte rapidement ? Vous souhaitez configurer vos mises en forme sous Word pour vos futurs documents mais vous ne savez pas qu’écrire ?

- Ouvrez votre application "Word"

- Saisissez =rand(X,Y)

X remplace le nombre de paragraphe.

Y remplace le nombre de phrases par paragraphes.

Et vous obtiendrez de belles phrases : "Servez à ce monsieur une bière et des kiwis."

NOTE :

- Changez la langue de pack office et vous verrez la phrase changer.

- Vous remarquerez que chaque phrase (quelque soit la langue) contient toutes les lettres de l'alphabet. Donc la phrase idéale pour créer une police de caractère.

Vous avez des difficultés pour écrire les nombres en toutes lettres ? « cent » reste invariable ? Ecrit-on quatre vingt dix huit ou quatre-vingt-dix-huit ? Il existe une solution.

- Lancez l'application "Word".

- A l'endroit où vous souhaitez insérer le chiffre écrit en toutes lettres, pressez simultanément sur les touches Ctrl + F9.

A ce moment là apparaitra le symbole {l} .

- A l'intérieur des crochets saisissez =X*cardtext (Le X représente le nombre souhaité)

Avec l'exemple ci-dessus nous avons "{=98*cardtext}".

- Il ne vous reste qu'à appuyer sur F9 pour changer {=98*cardtext} en quatre-vingt-dix-huit.

Pratique pour remplir vos chèques ;-)

Voici la deuxième partie de ce premier tutorial.

4ème Etape

Ecriture de votre lettre.

C’est maintenant que vous aller pouvoir positionner les différents champs que vous avez remplis durant la saisie de votre base de données.

- Le « Bloc d’adresse » vous sert à insérer un bloc de champs déjà prédéfini par Word.
- Idem pour la « Ligne de salutation »
- La troisième option concerne l’ « Affranchissement électronique » dans le cas ou vous disposez du logiciel adéquat.
- L’option « Autres éléments » correspond à tous champs de la base. En double cliquant sur le champ souhaité, le champ se posera à l’endroit du curseur de saisie.

5ème Etape

Aperçu de vos lettres.

C’est à cette étape que vos champs insérés à l’étape précédente vont se remplir avec les données entrées. En cliquant sur l’option « Rechercher un destinataire » vous aurez la possibilité de cocher ou décocher les destinataires souhaités dans votre publipostage.

6ème Etape

Fin de la fusion

Enfin la dernière étape de ce tutorial.

- La première option («Imprimer ») vous permettra d’……. Je vous laisse le soin de compléter ma phrase.
- La deuxième option « Modifier les lettres individuelles », vous permettra de modifier vos lettres de manière individuelle sans toucher un modèle établi en étape 2 ou 3.

Bon mailing, et arrêtez de spammer vos proches !!!

Ce même article aurait pris tout son sens s’il avait été posté quelques semaines avant les fêtes de fins d’année. hum, hum.

Cela peut tout de même servir pour toutes les soirées et tous les repas que vous organiserez cette année avec de nombreux convives.

Qu’est-ce que le publipostage / mailing ?

Le publipostage ou mailing est l’envoi d’une même lettre à une multitude de destinataires de manière personnalisée.

Voici la marche à suivre avec Word. D’autres logiciels font cela aussi bien. L’explication est basée sur Word 2003. Les menus sont légèrement différents d’une version à une autre. En cas de souci la touche F1 vous permettra de retrouver les informations ci-dessous.

- Lancez votre application Word.
- Cliquez ensuite dans « Outils » ; « Lettres et publipostage » ; « Fusion et publipostage ».

Le publipostage de déroule en six étapes.

1ère Etape

Sélection du type de document.

Lettres, messages électroniques, enveloppes, étiquettes, répertoire. Jusque là pas de piège, il suffit de choisir ce que vous souhaitez éditer.

2ème Etape

Sélection du document de base

- C’est à ce moment là qu’il va falloir de servir de vos dix doigts, pour saisir votre document, et choisir « Utiliser le document actuel ».
- Si vous souhaitez un modèle déjà préétabli de Word, choisissez « Utiliser un modèle ».
- L’option « utiliser un document existant » est dans le cas ou votre courrier serait déjà prêt.

3ème Etape

Sélection des destinataires.

- La première option « Utilisation d’une liste existante » est l’option pour retrouver vos données déjà existante. Pensez à changer le format par défaut de recherche de base de données. (SQL, soit DSN OCDB ou bien encore Oracle). Tout le monde n’a pas nécessairement ce type de bases de données à la maison. Mais votre base de données peut être une base de donné Access (.mdb)

- Si vous choisissez « Sélection à partir des contacts Outlook ». Outlook s’ouvrira de lui-même et le cas échant, vous demandera le profil à utiliser. Sélectionner la bonne destination (si vous souhaitez utiliser vos contacts Outlook ou votre carnet d’adresse personnel).

- La troisième et dernière option est celle que personnellement j’affectionne le plus. Il s’agit de l’option « Saisie d’une nouvelle liste ». Cette dernière option vous fais créer la liste de vos destinataire sur une base Access lorsque vous cliquez sur "créer". Cliquez sur « Personnaliser » pour personnaliser les entrées de votre base de données, supprimer celles que vous n’utiliserez pas et créer les nouvelles si besoin est. Une fois tous vos contacts entrés dans la base cliquez sur « Fermer », il ne vous reste plus qu’à définir le dossier de destination de votre base et sauvegarder.

Le mystère de la fenêtre qui ne s'agrandit pas sur l'ensemble de la fenêtre est juste une petite erreur sur l'affichage des fenêtres.

Cliquez sur "Fenêtre", "Réorganiser".

Si cela ne résout pas le problème est situé sur votre normal.dot.

Qu'est ce que le normal.dot ?

Le normal.dot est un fichier se trouvant sous (par défaut) : C:/Documents and Settings/"votre nom"/Application Data/Microsoft/Modèles et qui sert à enregistrer toutes les paramétrages de Word tel que les barres d'outils qui doivent s'ouvrir par défaut au démarrage de Word, la police que vous utilisé, etc...

Donc la manipulation est assez simple :

- Je vous donne rendez vous au C:/Documents and Settings/"votre nom"/Application Data/Microsoft/Modèles.

- Prenez le dossier "Modèles" et renommez-le en "Modèles.old".
Cela rendra votre normal.dot introuvable pour Word et sera obligé d'en recréer un autre.

- Redémarrez l'application Word.

ATTENTION : Le renommage est une solution alternative et moins dangereuse que la suppression.

Vous disposez d'un ordinateur Mac et transférer des fichiers textes vers PC vous faciliterait la vie ? Voire le transfert inverse ? Pas de panique, il existe un format quasi-universel.

J'ai nommé le fichier .RTF.

Disponible sous tous les logiciels de traitements de texte.

Il suffit de sauvegarder vos fichiers dans ce format.

ATTENTION: Le format RTF ne comprends pas les mises en pages ni les différentes polices. Le format ne gardera que l'essentiel c'est à dire le texte.